Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu Xavianyven, w tym osób przeglądających ofertę mebli, składających zamówienia, kontaktujących się z obsługą klienta oraz korzystających z plików cookies i podobnych technologii.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu jest Xavianyven.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można skontaktować się poprzez:

E-mail: info@xavianyven.com
Telefon: +81 76-451-7286
Adres: 1-3-3 Nakamajima, Agréable III-202, Toyama, Toyama, Japonia

2. Zakres Polityki prywatności

Polityka ma zastosowanie do osób odwiedzających serwis, przeglądających produkty, składających zamówienia, kontaktujących się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej lub innych dostępnych kanałów oraz korzystających z cookies i podobnych technologii.

Polityka wyjaśnia, jakie dane mogą być zbierane, w jakim celu są przetwarzane, na jakiej podstawie prawnej, jak długo mogą być przechowywane, komu mogą być udostępniane oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania z serwisu i może obejmować w szczególności:

• imię i nazwisko;
• adres dostawy;
• adres e-mail;
• numer telefonu;
• informacje dotyczące zamówienia i zakupionych produktów;
• informacje dotyczące dostawy i realizacji zamówienia;
• informacje związane ze statusem płatności i transakcji;
• treść wiadomości przesyłanych do obsługi klienta;
• adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce i systemie operacyjnym;
• informacje dotyczące korzystania z serwisu oraz dane generowane przez cookies i podobne technologie.

Dane dotyczące płatności mogą być przetwarzane przez odpowiednich dostawców usług płatniczych. Nie zakładamy, że przechowujemy pełne numery kart płatniczych, kody CVV ani inne pełne dane uwierzytelniające kartę, chyba że wynika to wyraźnie z zastosowanego rozwiązania płatniczego.

4. W jaki sposób zbieramy dane

Dane mogą być przekazywane bezpośrednio przez użytkownika, na przykład podczas składania zamówienia lub kontaktu z obsługą klienta. Część danych technicznych może być również zbierana automatycznie podczas korzystania z serwisu, w szczególności za pośrednictwem logów, cookies i podobnych technologii.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie odpowiednim do określonego celu. W zależności od sytuacji podstawą prawną może być:

• wykonanie umowy – w szczególności w celu przyjęcia i realizacji zamówienia, organizacji dostawy, obsługi płatności oraz realizacji związanych z zakupem praw i obowiązków;
• obowiązek prawny – w zakresie wymaganym przez przepisy podatkowe, księgowe, konsumenckie lub inne właściwe przepisy prawa;
• prawnie uzasadniony interes – w szczególności w celu zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, zapobiegania nadużyciom, ochrony roszczeń, utrzymania systemów oraz prawidłowego zarządzania serwisem, z uwzględnieniem praw i wolności użytkowników;
• zgoda – w przypadkach, w których przepisy wymagają wcześniejszego uzyskania zgody, w szczególności dla określonych niekoniecznych cookies lub wybranych działań marketingowych.

Nie wykorzystujemy zgody jako podstawy wszystkich rodzajów przetwarzania. Jeżeli dane są niezbędne do wykonania umowy albo spełnienia obowiązku prawnego, odpowiednią podstawą może być odpowiednio umowa lub obowiązek prawny.

6. W jakich celach wykorzystujemy dane

• realizacja i obsługa zamówień;
• organizacja dostawy produktów;
• obsługa płatności i zwrotów;
• obsługa reklamacji i innych spraw posprzedażowych;
• udzielanie odpowiedzi na pytania i wiadomości;
• zapewnienie bezpieczeństwa serwisu i zapobieganie nadużyciom;
• utrzymanie i prawidłowe działanie systemów informatycznych;
• wykonywanie obowiązków wynikających z prawa;
• dochodzenie lub obrona przed roszczeniami;
• analiza i ulepszanie działania serwisu, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna;
• prowadzenie działań marketingowych, jeżeli jest to prawnie dozwolone lub wymagana zgoda została uzyskana.

7. Cookies i podobne technologie

Serwis może korzystać z plików cookies oraz podobnych technologii w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, zapamiętywania wybranych ustawień, analizowania korzystania z serwisu lub realizowania innych funkcji, jeżeli są one stosowane.

Cookies mogą być podzielone na następujące kategorie:

• Niezbędne cookies – potrzebne do podstawowego działania serwisu, bezpieczeństwa, obsługi koszyka, sesji oraz innych funkcji technicznych. W zakresie, w jakim są rzeczywiście niezbędne, mogą być stosowane bez uprzedniej zgody użytkownika, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Cookies funkcjonalne i preferencyjne – mogą służyć zapamiętywaniu wybranych ustawień użytkownika, takich jak preferencje dotyczące sposobu korzystania z serwisu.
• Cookies analityczne – mogą być wykorzystywane do analizowania odwiedzin, sposobu korzystania ze stron oraz poprawy funkcjonowania serwisu, jeżeli zostały zastosowane i istnieje odpowiednia podstawa prawna.
• Cookies marketingowe – jeżeli są stosowane, mogą służyć do pomiaru skuteczności działań marketingowych, personalizacji reklam lub podobnych celów, zgodnie z obowiązującymi wymogami dotyczącymi zgody.

Cookies niezbędne należy odróżniać od technologii, których zastosowanie wymaga uprzedniej zgody użytkownika. Nie zakładamy, że samo wejście na stronę oznacza zgodę na wszystkie kategorie cookies.

W przypadku cookies, dla których wymagana jest zgoda, użytkownik powinien mieć możliwość zapoznania się z odpowiednimi informacjami i dokonania wyboru za pośrednictwem dostępnego mechanizmu zarządzania zgodami. Użytkownik może również wycofać wcześniej udzieloną zgodę. Wycofanie zgody powinno być możliwe w sposób równie łatwy jak jej udzielenie.

Cookies mogą być przechowywane jedynie przez czas trwania sesji przeglądarki albo przez określony czas zależny od ich rodzaju, funkcji i ustawień. Nie podajemy konkretnych nazw ani okresów przechowywania cookies, jeżeli nie są one faktycznie stosowane lub nie zostały określone dla danego rozwiązania.

8. Udostępnianie danych

Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów. W zależności od potrzeb mogą to być:

• dostawcy usług dostawy i transportu;
• dostawcy usług płatniczych;
• dostawcy hostingu, infrastruktury i usług IT;
• dostawcy usług związanych z bezpieczeństwem i utrzymaniem serwisu;
• podmioty wspierające obsługę klienta;
• dostawcy usług analitycznych, jeżeli są wykorzystywane;
• dostawcy usług marketingowych, jeżeli są wykorzystywani i istnieje odpowiednia podstawa prawna;
• księgowi, doradcy prawni lub inni profesjonaliści, jeżeli jest to niezbędne;
• organy publiczne, sądy lub inne uprawnione podmioty, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

Podmioty przetwarzające dane na nasze polecenie są zobowiązywane do stosowania odpowiednich środków ochrony danych i przetwarzania ich zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zakresem powierzonego zadania.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W zależności od wykorzystywanych usług dane osobowe mogą być przekazywane do państw znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli takie przekazanie ma miejsce, odbywa się ono zgodnie z wymogami rozdziału V RODO.

W zależności od okoliczności odpowiednim zabezpieczeniem może być w szczególności decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne mechanizmy przewidziane przez RODO.

10. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy przez okres nie dłuższy, niż jest to konieczne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków prawnych oraz potrzeby ochrony przed roszczeniami.

• dane dotyczące zamówień i transakcji – przez okres potrzebny do realizacji zamówienia oraz przez okres wymagany przepisami podatkowymi, księgowymi lub innymi właściwymi przepisami;
• dane związane z kontaktem z obsługą klienta – przez okres potrzebny do obsługi sprawy oraz, jeżeli jest to konieczne, do rozpatrzenia związanych z nią roszczeń;
• informacje o udzielonych zgodach – przez okres potrzebny do wykazania prawidłowego uzyskania zgody i zgodnie z obowiązującymi zasadami przechowywania;
• dane wykorzystywane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – przez okres odpowiedni do danego celu lub do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu, jeżeli nie występują nadrzędne podstawy do dalszego przetwarzania;
• dane wykorzystywane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania, chyba że dalsze przechowywanie jest uzasadnione inną podstawą prawną.

11. Prawa osób, których dane dotyczą

W zakresie przewidzianym przez RODO i inne właściwe przepisy użytkownikowi przysługują w szczególności:

• prawo dostępu do swoich danych osobowych;
• prawo do sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych;
• prawo do usunięcia danych, jeżeli spełnione są warunki przewidziane prawem;
• prawo do ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych w przypadkach przewidzianych przez RODO;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec określonego przetwarzania;
• prawo do wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Prawa te nie mają charakteru bezwzględnego. W określonych sytuacjach ich realizacja może podlegać ograniczeniom wynikającym z RODO lub innych obowiązujących przepisów, w szczególności gdy dalsze przetwarzanie jest wymagane przez prawo lub niezbędne do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

W przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody użytkownik może ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Jeżeli dane są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, użytkownik może wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania w zakresie przewidzianym przez prawo.

12. Jak skorzystać z przysługujących praw

Wniosek dotyczący danych osobowych można przesłać na adres: info@xavianyven.com.

W sprawach dotyczących ochrony danych można również skontaktować się telefonicznie pod numerem +81 76-451-7286 lub pisemnie na adres: 1-3-3 Nakamajima, Agréable III-202, Toyama, Toyama, Japonia.

W celu ochrony danych możemy podjąć rozsądne działania pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej wniosek. Nie będziemy żądać informacji wykraczających poza zakres niezbędny do bezpiecznego rozpatrzenia żądania.

Wnioski dotyczące praw osób, których dane dotyczą, są rozpatrywane w terminach określonych przez obowiązujące przepisy.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie zakładamy stosowania procesów podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywołują wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływają, chyba że zostanie to wyraźnie wskazane w związku z konkretną usługą i będzie odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami.

14. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, bezprawnym przetwarzaniem, utratą, przypadkowym zniszczeniem lub nieuprawnionym ujawnieniem.

Żadne rozwiązanie związane z transmisją lub przechowywaniem danych nie może jednak zagwarantować absolutnego bezpieczeństwa. Dlatego środki ochrony są odpowiednio dostosowywane do ryzyka oraz charakteru przetwarzanych danych.

15. Naruszenia ochrony danych

W przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych podejmiemy działania wymagane przez obowiązujące przepisy. Jeżeli przepisy RODO będą tego wymagały, naruszenie zostanie zgłoszone właściwemu organowi nadzorczemu, a osoby, których dane dotyczą, zostaną poinformowane w przypadkach przewidzianych prawem.

16. Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli użytkownik uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych, ma prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.

W przypadku osób znajdujących się w Polsce właściwym organem, do którego można skierować skargę w zakresie ochrony danych osobowych, jest: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego nie jest uzależnione od wcześniejszego uzyskania naszej zgody ani od zrzeczenia się innych praw przysługujących użytkownikowi na podstawie prawa.

17. Dane osób małoletnich

Serwis nie jest przeznaczony w szczególności dla dzieci. Jeżeli w określonej sytuacji przepisy wymagają zgody rodzica lub opiekuna prawnego na przetwarzanie danych osoby małoletniej, zastosowanie mają odpowiednie wymogi prawne.

18. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmian przepisów, funkcjonalności serwisu, sposobów przetwarzania danych lub wykorzystywanych technologii.

Aktualna wersja Polityki prywatności będzie publikowana w serwisie. W przypadku istotnych zmian podejmiemy odpowiednie działania informacyjne, jeżeli wymagają tego obowiązujące przepisy.

19. Obowiązujące przepisy

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), a także z właściwymi przepisami prawa polskiego dotyczącymi ochrony danych osobowych, handlu elektronicznego, praw konsumentów i komunikacji elektronicznej.

W przypadku rozbieżności pomiędzy niniejszą Polityką a bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa zastosowanie mają właściwe przepisy prawa.

20. Kontakt

E-mail: info@xavianyven.com
Telefon: +81 76-451-7286
Adres: 1-3-3 Nakamajima, Agréable III-202, Toyama, Toyama, Japonia
Obsługa klienta: poniedziałek–piątek, 09:00–18:00

Wszelkie pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych, cookies oraz korzystania z praw wynikających z RODO można kierować na wskazany adres e-mail.